Analog Way conçoit et commercialise des convertisseurs d’images et des switchers à destination du secteur de l’audiovisuel professionnel. Présente au niveau international au travers de plusieurs implantations commerciales, cette société française a décidé de favoriser la communication et les synergies entre équipes par pays en mettant en place un système commun de relation client.
« Avec notre développement international, nous avons fortement renforcé notre équipe commerciale. Avec le temps, il nous est apparu important de rationaliser les outils et d’optimiser notre travail via une seule et même application. L’idée était de lier les différentes équipes entre elles et d’uniformiser les pratiques, explique Alexander Schöpff, directeur commercial d’Analog Way. Auparavant, nos commerciaux utilisaient plusieurs logiciels en même temps pour saisir une information : Outlook pour les contacts, Excel pour les données clients, etc. Les logiciels n’étaient pas réellement connectés et les données pas vraiment centralisées, ce qui ne facilitait pas le quotidien de nos commerciaux ! »
Afin de fluidifier les informations clients auprès de ses commerciaux, Analog Way a décidé de se doter d’une même application pour tous les pays. « Nous avons souhaité nous doter d’un logiciel de CRM relativement simple d’utilisation qui nous permette de suivre efficacement chaque contact client et chaque prospect mais aussi de centraliser ses données commerciales et d’automatiser les rapports de suivi d’activités. Après avoir consulté les acteurs historiques du marché du CRM tels que Sage et Microsoft, il nous est apparu que leurs solutions semblaient plutôt figées, pas assez modulables, avec des méthodes de travail peu adaptées aux nôtres », souligne Alexander Schöpff.
Du coup, en janvier dernier, la société se tourne vers une solution alternative proposée par easiware. La solution easicrm a été déployée pour être opérationnelle en juin 2010. Plusieurs fonctions ont été intégrées pour optimiser les tâches des commerciaux d’Analog Way. Le module « tâches et rendez-vous » permet aux commerciaux de créer manuellement les rendez-vous, les réunions, mais aussi de manière automatique via un planificateur de suivi des tâches de l’activité commerciale. Un code couleur par type de tâches facilite la navigation.
Le module « Gestion des Affaires » permet très simplement aux équipes d’associer une nouvelle proposition à une affaire (avec la date du jour, la référence produit, la quantité, le prix, les commentaires, toutes les informations nécessaires à la gestion d’une affaire, etc...). Les affaires perdues et gagnées apparaissent automatiquement dans l’historique des ventes.
Le module « historique des ventes » permet à Analog Way de consulter les ventes avec un module interfacé multi-devise et multilingue pour les propositions commerciales, mais aussi de lister les affaires conclues et perdues par client. Un code couleur permet de visualiser très rapidement l’état de l’affaire et si elle est perdue ou gagnée.
Le module « gestion des propositions commerciales » permet quant à lui de lister les propositions faites pour un client, de les modifier et d’en créer de nouvelles.
Le module « reporting » est également conçu pour mesurer les ventes prévues par référence client/mois, de lister les affaires en cours par commercial/pays, d’avoir un compte-rendu de visite hebdomadaire, de visualiser les résultats des affaires entrées pour chaque commercial, etc.
« Avec tous ces modules nos commerciaux suivent pas à pas leurs activités commerciales et ont une visibilité sur leurs objectifs à atteindre. La solution regorge de petits outils fonctionnels qui font gagner du temps à chaque tâche, comme par exemple la fonction « clic et envoi » qui permet d’envoyer au client directement une nouvelle proposition commerciale sans avoir à saisir son email. D’autre part, nous avons interfacé easicrm avec notre outil de facturation, cela nous permet de créer des rapports détaillés sur notre facturation et d’éviter de mettre à jour les infos sur deux outils différents, puisque tout est automatisé. Un réel gain de temps et de productivité ! » , s'enthousiasme le directeur commercial.
Grâce au mode déconnecté d’easicrm, les utilisateurs nomades peuvent consulter et modifier leurs données sans connexion Internet. Ainsi, ils disposent, en permanence et où qu’ils soient, de leurs données professionnelles qu’ils peuvent directement actualiser. « Après leurs rendez-vous, nos commerciaux peuvent saisir directement leurs comptes-rendus de visite en local et une fois de retour au bureau, easicrm synchronise automatiquement les dernières informations saisies avec la base commune , ajoute Alexandre Schöpff.
Suite à cette intégration réussi, la mise en place de la solution se fait progressivement dans les différent implantations européennes et dans toutes les filiales notamment aux Etats-Unis et à Singapour.
